導入事例

「通勤費管理業務の負荷低減と、社員の不公平感の解消」

元々社員の通勤費は紙で届け出をしてもらい、駅すぱあとで経路探索や払い戻し計算を行い、Excelへ定期券代を入力し、通勤経路を当社の人事システムに入力し、管理するという煩雑な処理に多くの時間を割かれていました。

特に人事異動時期などは業務が集中してしまい、担当者の業務負荷がさらに大きくなっていました。

これまではなんとか担当者1名体制で通勤費管理業務を行っていましたが、消費税法改正時には通勤費支給までの限られた時間の中で全社員の通勤費を再確認する必要があり、担当者だけでは対応しきれないほどの作業量が発生しました。

また、普段の業務を止めることはできないので、4名体制の特別チームを立ち上げ、通常時に加えて毎日2時間程度の残業を計2週間程度行いました。工数に換算するとおよそ10人日強を費やしたことになります。

この時の対応は今でも忘れられないくらい大変で、関わったメンバー全員が疲弊してしまうほどでした。これは早急に対策を行わないと、次の10%の増税時にまた同じ苦労を味わうことになってしまうと思い、システム導入によって問題解決を図ろうと考えました。

同時に社員の通勤経路も規定に則る形で見直しを行いたいと考えました。

会社の規程上、社員の通勤費は「最安経路での支給」のみでしたが、通勤に負荷がかかる場合などはある程度考慮するケースもあり、不公平感を生んでいました。

そのため運用ルールを明確に（数値化）し、規程に反映させ、不公平感をなくしたいと考えました。

これらがきっかけで、通勤費管理システムの導入を本格化させていくことにしました。

「当初はヴァル研究所ではなく、別の会社に依頼するつもりだった」

はじめに通勤費管理システムを扱う会社をWebで検索し、その中から数社に問い合わせを行いました。

この中にヴァル研究所も含まれていましたが、当初はヴァル研究所ではなく、別の会社に依頼しようと考えていました。

以前に人事総務系の展示会へ行った際に、たまたまその会社が出展していて話を聞く機会があったからです。

当社は通勤費管理システムに関する知識をそれほど多く持っていなかったため、選択肢が増えすぎると逆に選定に迷ってしまうと考え、この会社に依頼することを念頭にその他数社にも問い合わせを行いました。

「当社の求める機能とコストのバランスが最適で、レスポンスも早かったので、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）を選んだ」

最終的には当初に依頼をしようと考えていた会社ではなく、ヴァル研究所が提供する「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）を導入することに決めました。導入の決め手となった理由は、大きく２つあります。

１つ目は「住所検索機能が備わっていたこと」です。

当社が求める業務効率化を実現するための機能として、特に「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）の住所検索機能に魅力を感じました。

例えば本社や支店で移転があった際でも、新しい住所を入れるだけで簡単に社員の適正経路を導き出すことができます。

住所検索機能は他社システムにも備わっていましたが、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）は、当社にとって機能とコストのバランスが最適でした。

２つ目は「疑問や質問に対するレスポンスの早さ」です。

ヴァル研究所の営業担当者はレスポンスも早く、質問に対して的確に答えて頂き、とても助かりました。

中でも驚いたことが、打ち合わせ中に営業担当者へテクニカルな質問をした際、その場で回答してくださったことでした。

ヴァル研究所では社内チャットツールを使って開発担当とやり取りをし、即座に回答できるよう、体制を整えているとのことでした。

このような対応をしてくださるヴァル研究所の「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）であれば、システム導入も簡単に行うことができ、導入後も安定したサポートを受けることができると確信しました。

「通勤費担当者、社員、会社の三者に効果を発揮した」

導入後の効果としては、大きく３つ挙げられます。

まず１つ目は、これまで通勤費管理にかかっていた担当者の業務負荷が、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）導入後は50％程度にまで減ったことです。

特に支店移転時は、支店の新住所さえ入力すれば、対象社員の新しい適正通勤経路が一瞬で表示されるようになりました。

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）導入前のあの苦労は一体何だったのだろうかと、今では不思議に感じるくらいです。

次の消費税法改正対応時には、どれだけの業務負荷が軽減できるのだろうと今から期待を膨らませています。

２つ目は、社員の不公平感が解消されたことです。

導入にあたって、改定後の規程の数値を「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）に設定できたことで、通勤経路の見直しもスムーズに行うことができました。

通勤経路が見直しになった社員からは反発があったものの、最適な経路はシステムが判断しますので、誰が担当しても同じ結果となり、不公平感の解消につながったと思います。

３つ目は、経費削減です。

これまではExcelで通勤費の管理を行っていましたが、ミスを防ぐため年に２回、全社員の周期を統一し、６か月定期券代を支給していました。

そのため引っ越しや勤務地の変更が周期の途中であった場合、１か月支給などで周期を合わせる調整を行っていました。

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）導入後は、周期に関係なく常に６か月定期券代を支給する運用が可能になりましたので、これにより年間３％程度の通勤費代削減が見込めます。

さらに、通勤費が削減されると会社が負担する健康保険料や年金保険料も下がるという副次的効果もありますので、会社にとってもメリットがあります。

担当者にとっては「工数削減」、社員にとっては「不公平感の解消」、会社にとっては「経費削減」と、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）導入によって三者の立場からメリットが得られたことをとてもうれしく思っています。

「属人化から脱却し、総務人事部の誰もが通勤費管理業務に対応できるようにしたい」

従来までは知識や相応の技術が必要とされていた通勤費管理業務ですが、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）を導入したことで、総務人事部の誰もが簡単に業務を行えるようになると期待しています。

今後は、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）を活用するための社内マニュアルを作成するなどして総務人事部一体となって属人化からの脱却に努めたいと思っています。

また、法改正対応、人事制度を含んだ働き方改革等、総務人事部門への要求レベルは年々高まっており、その業務に時間を充てられるようにしていきたいと考えています。

そして、長期的にはヴァル研究所が提供する「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」）以外のシステムも活用して、より全社的な業務効率化が実現できると嬉しいですね。これからも、継続的なサポートをよろしくお願いします。