導入事例

「定期代を6ヶ月支給変えたくても、変更処理の労力を考えると行動に移せなかった」

取引先の方から、社員の定期代支給タイミングを1ヶ月ごとから6ヶ月ごとに変更したことで、通勤費が大幅に削減できたという話を聞く機会がありました。

われわれもその当時は1ヶ月ごとに定期代を支給していましたので、もし同じことが実現できたとしたら、大きな削減効果につながるだろうと考えました。

しかしながら、当社は東京都と神奈川県で計38の店舗・教室を運営しており、約150名いる社員の多くが年に数回、店舗・教室間の異動を行います。

そのため、仮に同じことを実現したとしても、社員が異動するたびに定期代の変更処理を行わなければなりません。

われわれ管理課は、人事・総務・経理業務全般を担当していますので、当然この業務だけに集中できる時間や余裕はありません。そう考えると、なかなか行動に移すことができませんでした。

そのような時に、偶然、ヴァル研究所の営業担当者が飛び込みで当社を訪問してきました。

話を聞いてみると、まさに当社が実現したかった定期代支給タイミングの変更が簡単にでき、且つ管理も楽にできるサービスの案内でした。これは千載一遇のチャンスだと思い、さらに詳しく話を聞いてみることにしました。

「やりたいことが実現できて、費用もすぐにペイできる。他社を選ぶ理由は無かった」

詳しく話を聞いていく中で、直感的に「これだ！」と思い、話が終わった後すぐ上司に報告しました。

すると、上司からも「良いじゃないか！」と反応があり、検討に時間をかけるまでもなくすぐに導入が決定しました。私が感じた「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）導入の決め手は次の3点です。

1点目は「定期代の6ヶ月支給が、簡単に実現できること」です。

当社が実現したかったことは、全社員を対象に定期代支給タイミングを6ヶ月ごとに一斉変更することでした。

話を聞いていく中で「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）を使えば、これが簡単に実現できることがわかりました。

それまでも、人事・総務・経理部門全般を対象とした経費削減システムの存在を知る機会はありましたが、当社にはオーバースペックだと感じていました。

その点で、当社が求めていたことが簡単に実現できることに大きな魅力を感じました。

2点目は「価格メリット」です。

実際に、全社員を対象に定期代支給タイミングを6ヶ月ごとに変更した場合の削減費用と「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）の利用料金を比較したところ、すぐに利用料金分をペイできることがわかりました。

つまり、使い続けていけばいくほど利益に変わっていくサービスだと気づいたのです。この時点で、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）を使わない理由は無くなったと感じました。

3点目は「駅すぱあとに対する信頼感」です。

私自身、以前に「駅すぱあと」のソフトを購入し、利用したことがありました。その時の印象として、ユーザー目線で「駅すぱあと」の使い勝手の良さを実感していましたので、既に大きな信頼感を持っていました。

案内してもらった「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）はまさにこの「駅すぱあと」がベースになっているサービスですので、その使い勝手ももちろん申し分ないだろうと考えました。

以上が導入の決め手となった理由です。ヴァル研究所の話を聞き終わった時点で、他社サービスを比較検討する必要性は一切残っていませんでした。

「通勤費削減効果はもちろん、管理面でも業務効率化が実現できた」

まず通勤費削減効果については、当初想定していた通りの結果が出ましたので、このことにとても満足しました。

加えて、管理面でも大きな業務効率化が実現できました。これまでは社員が定期区間の変更を申請してきた際は、その経路が適正かどうか確認するのに、平均で社員1名あたり5分程度の時間がかかっていました。

これが全社員分となると、合計で約1日半強の時間を適正経路の確認作業に充てることになります。

この作業が「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）の導入によって必要なくなったことは、とても大きな意味がありました。

おかげさまで、効率化できた時間を他の業務に充てることができるようになりました。

また、Excel等を使った管理方法ではなく、システム上から簡単に管理ができますので、私以外の担当者にも素早く管理業務を引き継ぐことができました。

なお、導入当時は「駅すぱあと通勤費管理システムVer.2」を導入しましたが、その後、クラウド版の「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）に移行しています。移行後は、バージョンアップ時の更新を行う必要がなくなった事により、さらに便利になりましたね。

これからも「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）を使い続けていって、より一層の通勤費削減効果と業務効率化を実現していきたいと考えています。

「通勤費管理Webの新しい使い方を知って、実践していきたい」

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」「通勤費管理システムVer.2」）導入後も、ヴァル研究所の営業担当者は頻繁に足を運んでくれ、使い勝手の確認や新しい使い方などを丁寧に教えてくれています。

また、ヴァル研究所が主催するセミナーにも参加しましたが、そこで他社のユーザーと直接話す機会があり、実際に他社でどのような使い方がされているかを知ることができました。

これがきっかけで、自社運用に活かすための新たな気づきを得ることもできました。ユーザーにとっての「駅すぱあと通勤費管理Web」の利便性向上のために、積極的な取り組みを行っているヴァル研究所のことを本当に頼もしく思っています。これからも、よろしくお願いします。