導入事例

部署内のミッションとして経費削減の話が持ち上がり、通勤費に目を向けた

昨年の6月に、部署内のミッションとして経費削減の話が持ち上がりました。

経費というと様々ありますが、その中でも通勤費に目を向けた理由は、当社にとって最も大きな経費削減効果が現れると考えたからです。

当社の従業員数は2,000名を超えており、全国に135あるスタジオ間の異動は、全従業員を対象に年4回行っています。

加えて、当時はまだ通勤費の支給は給与とあわせて1ヶ月ごとに行っていたため、全従業員を対象とした通勤費精算業務の負荷は相当なものでした。

また、従業員からの申請内容についても、これだけの人数を管理するとなると、明らかにおかしいと思うもの以外はなかなか細部まで確認をすることが難しく、中には適正経路ではないものに対しても承認を行っていることがありました。

経理担当として、以前からこれらの無駄を何とかしたいと考えていましたので、この話が持ち上がったタイミングで、主担当として社内で経費削減の施策を進めていきたいと申し出ました。

施策を進める上でどうやっていけばよいのかを考えた時、システム導入以外の選択肢は無いと考えました。

やはりこれだけの従業員数になると、いくら手作業部分を効率化したとしても限界があります。

そこで、通勤費精算システムを取り扱っている企業をWebで検索して、数社に問い合わせを行いました。

資料がわかりやすく、求める機能も満たしていて、レスポンスも早い。目標に向かって一緒に進めると確信した

実際に問い合わせを行った企業は4社でした。そして、次の3つの点が決め手となり、最終的にはヴァル研究所と一緒に施策を進めていくことに決めました。

1点目は「資料請求時に送付されるサービス資料のわかりやすさ」です。

システム導入企業を選定する際、まずは企業に資料請求を行い、送付されてきた資料内容から比較検討するのが一般的だと思います。

当社も同様に、まずは資料請求を行って、資料内容から比較検討を試みましたが、ヴァル研究所の資料は、サービス内容や価格など欲しい情報が漏れ無く掲載されていて、そのまま決裁権のある上司に渡せそうな内容のものでした。

最初の接点が対面では無く資料である場合、その内容が見る側にとってわかりやすいものとなっているか、また、そのまま社内に回覧できる内容のものであるかは、次へのステップに進むか進まないかを大きく左右するポイントだと思います。

2点目は「求める機能を満たしていたこと」です。

「通勤費精算システムを取り扱っている企業」という共通項のもと、各社に問い合わせを行いましたが、そのうち当社が求めていた「経路検索機能」が備わっている企業は2社しかありませんでした。

仮に「経路検索機能」が無かったとすると、実際にかかった通勤費をWeb等で調べて、手入力で金額を入力し、従業員の定期代をデータ化して給与システムと連携させる必要が出てきます。

これでは、余計な工数がかかってしまい、本来の目的である経費削減とはかけ離れた施策になってしまいます。

3点目は、「質問をした時のレスポンスの早さ」です。

こちらから質問をした時のレスポンスの早さは、目を見張るほどのものでした。まず出来ることは即答で「出来ます」と答えてくれましたし、出来るかどうかわからない時にも即答で「現時点で出来るかどうかはわからないが、検討していつまでに回答します」と、とても素早くレスポンスを返してくれました。

このようなやり取りが続いていくと、自然とヴァル研究所に対する信頼感が、システム導入前であるにも関わらず増していきましたし、それがしばらくしてシステム導入後の成功への確信に変わっていきました。

ヴァル研究所と一緒なら、多少のわがままも親身になって聞いてくれて共に目指すべき目標に向かって進むことができる、そう確信したのです。

しかし、そうは言いつつも1点だけ懸念がありました。

それは、ヴァル研究所の「通勤費Web」（旧：「通勤費管理web」） が、当時はまだベータ版だったことです。

当社のスタジオの異動見直しは年4回行いますので、通勤費の支給タイミングは3ヶ月ごとに行う必要があります。

しかしながら、導入前の時点ではまだ3ヶ月ごとの支給を行う機能は付与されていませんでした。

それでも、当社にとってこの機能が必要不可欠であることを十分に理解してくれていたヴァル研究所は、無理を承知のお願いであったにも関わらず、導入タイミングに合わせてこの機能を付与してくれることを約束してくれました。

そして、「今がベータ版であるからこそ、これから新たに開発もできるし、挑戦もできます。是非、一緒にやっていきましょう！」と力強いメッセージをくれました。

本当に嬉しかったですし、頼もしく感じました。おかげさまで、ヴァル研究所を選定しない理由は完全になくなりましたので、気持ち良く導入に踏み切ることができました。

システム導入後、約2割の通勤費削減を実現

社内運用開始のタイミングは、大きく2段階で設定しました。

まず初めに、本社と新入社員の合計約400名を対象に、その3ヶ月後に残りの社員約1,500名を対象に運用を開始する想定でした。

これだけ多くの人数を対象に、一斉にシステム化を行うとなると、社内の混乱は当然予想していましたし、我々も運用が始まってしばらくは、社員からの質問対応に多くの時間を割くことになるだろうと考えていました。

しかしながら、これらも結果として最低限の業務負荷に抑えることができました。

それは、あらかじめ本社を対象にトライアル期間を設けて、その中で出てきた課題や懸念点を、本番運用前にヴァル研究所の支援を得ながら全て排除することができていたからです。

もちろん、運用開始当初は操作に慣れていない点もあったりなどして多少の時間はかかってしまいましたが、それでもこれから操作に慣れていくことで、さらなる業務効率化が実現できると考えています。

また、経費削減効果においては、導入してまだ数ヶ月という間もない期間であるにも関わらず、システム導入前に比べて既に通勤費を約2割削減することができています。

この削減効果は一時的なものでは無く、システムを導入している限り続いていくものですので、今では本当にこのシステムをヴァル研究所と一緒に導入することができて良かったと、安堵の気持ちと今後への期待感を強く持っています。

今後さらに、どれだけの効果を生み出していくのか楽しみにしている

導入して数ヶ月でこれだけの効果が現れていますので、今後さらにどれだけの効果を生み出していくのか、今からとても楽しみにしています。
当社は全国にスタジオがありますので、今後はよりその地域に合った、例えば今は経路対象になっていないバスの経路が出てくるようになると、さらに利便性が高まってきます。

今でも十分すぎるくらい利便性の高いシステムですので、難しい要求だと思いますがヴァル研究所なら必ずやっていただけると期待しています（笑）これからも、よろしくお願いします。