導入事例

経営管理部と経理部双方の業務効率向上が期待できるシステムの導入を検討し始めました

当社は、日本初のモーゲージバンク（証券化を資金調達手段とした住宅ローン貸出専門の金融機関）として2000年に設立されました。提供している「フラット35」は、国内330社中4年連続シェアNo.1（※2010年度～2013年度統計、【フラット35】実行件数（当社調べ））と、お客様の多様なニーズにお応えできる商品ラインナップでご好評いただいております。

これからも、お客様の暮らしを豊かにする金融商品・サービスを幅広く提供してまいります。

そんな当社では元々、通勤費の申請と管理は毎月行っていました。

まず社員自ら通勤経路や金額を調べ、紙の申請書に記載します。その後、所属上長の承認を経て私ども経営管理部に用紙が届けられ、申請内容が当社規程に合致しているかどうかを確認するために、ひとつひとつの経路をWebサイトで調べていきます。

そして、確認が終われば交通費を管理する経理部に用紙を渡し、私どもと同様に毎月、通勤経路と交通費精算の重複分を確認する作業を行います。

しかしながら、当社では毎月約20名～40名の人事異動が発生します。

これには、事務所移動を伴うものが大半です。申請内容がすぐに適正とわかれば良いのですが、そうでない場合は複数のWebサイトで申請内容を確認したうえで（Webサイトによっては出てくる経路が異なるため）判断せざるを得ません。

この場合、社員ひとりあたりの確認作業に約30分、多いときには60分かかることもありました。

一方で、交通費を管理する経理部では「経費Bank（開発運営：SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）」という経費精算システムを導入しています。

交通費申請の際に社員が【定期区間を含める】という箇所にチェックを入れることで、精算時に自動的に定期区間内の運賃が除かれる仕組みです。

しかしながら、この定期区間の更新作業も、私どもから渡された用紙を見ながら都度「経費Bank」に手入力する運用で、とても非効率でした。

そんな折、コスト削減対策の一環として、通勤費支給頻度がそれまでの1ヶ月ごとから6ヶ月ごとに変更されることになりました。

これを良い機会と判断し、社員ならびに私ども経営管理部と経理部双方の業務効率向上が期待できるシステムの導入を検討し始めました。

当社の要望を満たすシステム導入が実現できました

当社が「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」「通勤費申請Web」）の導入を決めた理由は大きく3つです。

1つ目は「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」「通勤費申請Web」）の「使いやすさ」です。最安の経路が自動で出てくることに加え、当社の通勤費支給規程が設定できる点も魅力的でした。それまで社員にはやや不明瞭だった通勤費支給規程が見える化できたことで、社員とのやり取りもスムーズになりました。

2つ目は「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」「通勤費申請Web」）の「払い戻し金額がすぐに出せる機能」です。前述の通り、当社は事務所移動を伴う人事異動が毎月多く発生します。そのため、手計算ではなくシステムですぐに払い戻し金額が出せることは不可欠でした。

そして、3つ目は「経費Bankとの連携」です。 実は、この3つ目が最も重要視した点でした。

既に経理部で導入していた「経費Bank」ですが、定期区間内を除いた交通費を算出するためには、私どもからの用紙を見て都度経路を手入力する必要がありました。これが「駅すぱあと 通勤費管理システムVer.2」を導入すれば、従業員に支給している通勤経路のデータをCSVファイルで出力し、「経費Bank」側にボタンひとつで取り込むことができます。

当初はこの仕組みは実装されておらず半ば実現をあきらめていたのですが、当社の要望を受けたヴァル研究所が、これを可能にする「経費Bank連携ツール」を開発してくれたのです。おかげさまで、当社の要望を満たすシステム導入が実現できました。

実に8分の1の時間でおさまるようになったのです

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」「通勤費申請Web」）と「経費Bank連携ツール」を導入したことで、システム導入前は、経営管理部と経理部双方の管理業務に約4日かかっていたのが、システム導入後は約半日で業務が完了するようになりました。実に8分の1の時間でおさまるようになったのです。

また申請する社員も、当社の通勤費支給規程が「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」「通勤費申請Web」）で見える化されたことで、各自に見合った通勤経路と金額がシステム上に表示され、わかりやすいと大変好評でした。通勤費支給頻度が1ヶ月ごとから6ヶ月ごとに変わったタイミングで、これらのシステム導入が実現できて本当によかったと思っています。

ヴァル研究所は本当に頼もしい存在です

システム導入の段階から手厚いサポートをしていただいています。当社の要望を実現するために、SBIビジネスソリューションズ株式会社と何度も打ち合わせを重ねて、「経費Bank連携ツール」を開発してくれたヴァル研究所は本当に頼もしい存在です。実際に使ってみてその効果を肌で実感していますので、「経費Bank」をご利用中で私どもと同じような課題をお持ちの方がいらっしゃれば、是非おすすめしたいと思います。今後も、これまでと変わらぬサポートを宜しくお願いします。