導入事例

適正な通勤経路を自動で抽出することで、担当者の業務負荷が軽減できるようなシステムの導入を検討しました

ココカラファイングループは、ドラッグストア事業と調剤事業を主軸に、幅広いヘルスケアサービスを提供しています。

販売子会社であるココカラファインヘルスケアは、グループ内でドラッグストア・調剤薬局を展開していた6社の販売子会社（セイジョー、セガミメディクス、ジップドラッグ、ライフォート、スズラン薬局、メディカルインデックス）の統合会社として2013年4月に設立されました。

今では国内店舗数は1,200を超え、業界2位となっています。これからもココカラファイングループは、お客様・患者様のより近くで「おもてなし」を提供するために、積極的な店舗展開を続けてまいります。

当社は毎月コンスタントに新店舗を増やしているのですが、店舗運営上必要となるスタッフを揃えるにあたり、私が担当する関東エリアでは100名程度の異動が毎月発生します。

社員には1ヶ月ごとの通勤費を給与として振り込むのですが、関東エリアの通勤費管理は全て私一人で行い、毎月100名の社員から出される通勤費申請書をひとつずつチェックし、申請された通勤経路や金額を確認します。

バス・電車・自動車など、交通手段ごとに何枚も地図を広げ、例えば最寄駅までバスを利用する場合には、目的地までの直線距離を測るなどして確認し、申請内容が適正と判断できれば給与に紐付けられます。

しかしながら、この方法では社員一人あたりの適正確認にかかる時間は約10分程度、長いときには30分もかかってしまうことがありました。

これが「100名分」しかも「毎月」ですので、このままの方法を続けていては、今後、業務負荷はさらに大きくなり、業務が回らなくなるのも時間の問題だと危惧していました。

また、この問題は関東エリア以外の全エリア（北海道・東海・関西・中四国・九州）でも同様に課題として上がっていましたので、適正な通勤経路を自動で抽出することで、担当者の業務負荷が軽減できるようなシステムの導入を検討しました。

直観的に「これだな」と思いました

元々、旧販社でヴァル研究所の駅すぱあとを利用しており、その頃から「非常に使いやすい」と業務部門内での評判は上々だったことから、最初にヴァル研究所に問い合わせをし、実際に「通勤費Web」（旧：「通勤費申請Web」）のデモを行っていただきました。

デモを見た感想としては、直観的に「これだな」と思いました。自宅と店舗の住所さえ入力しておけばすぐに適正な通勤経路と金額が出せます。

それまでは、申請された通勤経路が適正かどうか地図を広げながら確認していましたが、これなら例えば、当社が通勤費支給ルールとして規定している「バスの利用は最寄駅まで直線距離で1.5㎞以上」や「最安通勤費の経路に対して支給額の上限は120％以下」といったものをルールごとに登録しておけば、その後の確認の時間は必要なくなります。

また、他社製品とも比較をしましたが、どの製品もエンジン部分はヴァル研究所の駅すぱあとを使用していたことも決め手となり、ヴァル研究所の「通勤費Web」（旧：「通勤費申請Web」）を導入することにしました。

「こんなに簡単に申請できるなんて」と皆驚いているようでした

効果は、大きく2つあります。

1つ目は、管理担当者の業務負荷が大幅に軽減されたことです。

「通勤費Web」（旧：「通勤費申請Web」）導入前は、毎月丸2日以上かかっていた100名分の通勤経路確認作業が、システム導入後はわずか半日で処理できるようになったのです。

また、削減できた時間はそのまま他の業務に充当することができましたので、業務効率は大幅に上がりました。
もちろん私が担当する関東エリアだけでなく、その他全てのエリアでも「通勤費Web」（旧：「通勤費申請Web」）を利用しておりますが、同様の効果が得られています。

2つ目は、社員の申請負荷も軽減できたことです。

異動する社員は、申請書に通勤経路や金額などの必要事項を記入し、上長の承認を得てから申請を出します。

しかし、各自業務が多忙な中で、通勤経路や金額を調べて申請書に書き上げるまでにはそれなりの時間が必要だったために、社員からは非常に面倒だという声が上がっていました。

それがシステム導入後は、住所を入力するだけであとは画面に従ってボタンを押していけば、自動的に申請が完了するようになりました。

システム導入前は、社員が操作に慣れるまで多少時間がかかるだろうと予想していましたが、むしろ「こんなに簡単に申請できるなんて」と皆驚いているようでした。

これまでと変わらない安心で手厚いサポートを

システム導入後も操作方法でわからないところがあれば、すぐにサポートセンターで対応していただけるのでとても助かっています。

今後、システム面でも管理者側の登録や利用者側の申請がさらに使いやすいものに強化されることを期待しています。

これからも、これまでと変わらない安心で手厚いサポートをよろしくお願いします。