導入事例

異動・転勤に伴い発生する大きな事務負荷が問題に

弊社では通勤費に関して、給与システムとは別に手書きでの台帳をベースに管理を行なっていました。

そのため、管理業務に非常に大きな事務負荷がかかっていました。

また、通勤費を給与とは別に振り込む形をとっていたために、二重の振り込み手数料が発生してしまうというコスト面の問題に加え、振り込みの手続きも毎月二度行なわなければならないという煩雑さがありました。

さらに、ビルを管理するという弊社の業務形態においては、ビルオーナー様やテナント様のところに赴いての業務が主となるため、管理対象ビルの解約や新規契約による社員の異動・転勤が頻繁に発生します。

それに伴い、定期券の買い替えや解約、通勤経路の変更などにまつわる事務負荷やコストが少なからず発生してしまうという問題がありました。

そういった背景があったところ、2008年に自社開発の給与システムをオービック様のものに切り替えることが決まり、これを機に給与システムと連携できる通勤費管理システムを導入しようということになりました。

自社開発システムをオービック様のものに切り替える過渡期に当たるため、双方のシステムに対応可能なもの、また、東京本社と大阪支社のデータを個別に管理できるものを検討した結果、いずれの条件にも適合する「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）の導入を決定しました。

年間で200～300万円のコストダウンを実現

このシステムを導入したことにより、通勤費に関する業務の効率化と経費の削減の双方に成功しました。

従来、毎月本支社各1人の社員が3～4日ほどを費やしていた約1,000名の社員の通勤費管理業務が、現在では2～3時間で処理できるようになっています。

今ではデータの一括管理が可能になり、すべて手作業で作成していた複数の計算書が不要になった点や、給与システム経由による通勤費の会計システム連携が実現された点も、業務が大幅に削減された要因のひとつです。
振り込み業務に関しても、以前は通勤費担当者が銀行のオンラインシステムで振り込んでいたので、非常に大きな負担がかかっていました。

今では給与に加算して振り込めるので、事務的な負担がかなり削減されました。

また、旧システムでは、さまざまな制約からデータを扱える人間がごく限られていました。この新システムでは、簡単にデータを閲覧・更新できるため、複数名が担当し、適宜データの品質管理を行なうことが可能になりました。

コストの面では、給与と併せて振り込めるようになったため、通勤費を別途振り込んでいたときに発生していた手数料は、ゼロとなりました。業務効率化効果も含め、導入に伴うコストダウンは、年間で200～300万円になるでしょう。

導入コストは1年～1年半で回収できる計算になります。

使い勝手にも非常に満足しています。オービック様のシステムとの連携がスムーズです。

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）は、社員コードを活用したCSVを使ってデータを管理していますが、これはオービック様の基幹システムも同じ。通勤費管理システムと基幹の給与システムを、あたかもひとつのシステムとして使っているような感覚で使いこなせています。

ユーザー要求を忠実に具現化。サポート体制も万全

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）の導入に際して、弊社では東京本社・大阪支社併せて4名の社員が担当しましたが、おかげさまで日常業務をこなしながら非常にスムーズに進めることができました。

定期券の分割購入を目検可能にした点、複数の対象者をまとめて検索することができる機能を付加した点など、いくつかカスタマイズをお願いしましたが、常にこちらの要求以上のものを提示してくれ、本当に助かりました。
リクエストを具体的にお伝えするのはなかなか難しく、それを受けて実際のシステムとして構築するのはさらに困難な作業だと思います。

にもかかわらず、イメージ通りの機能を実現してくれたので、とても感謝しながら毎日活用しています。

使い勝手もよく、インターフェースが単純明快で、担当者もストレスを感じることなく作業できています。サポートも万全で、こちらの疑問やリクエストにも、きめ細やかに対応してもらっています。

さらなる業務の効率化を目指していきたいと考えていますので、今後ともどうぞよろしくお願いします。