導入事例

新宿から品川へ。400名以上の通勤経路が変更に。

通勤費管理業務は、繁忙期になると作業が集中し、1人の担当者に大きく負荷がかかってしまいます。例年、新入社員が入社する4月や年末などが繁忙期にあたりますが、特に弊社では、2005年11月に本社を新宿から品川へ移転をしており、その際には400名以上の社員の通勤経路が一斉に変わるという、「大繁忙期」を向かえることとなりました。

これまで、通勤費管理は1名の担当者が行っていましたが、ほぼ全社員の通勤経路の変更手続きを限られた期間内で完結させるとなると、作業を分担して行えるような業務体制の確立が急務となります。そこで、クライアント⁄サーバー（LAN環境）により、複数の端末で操作できる「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）の導入を検討。早速、製品のデモンストレーションを依頼しました。

年間で200～300万円のコストダウンを実現。

デモンストレーションによって気づいた点は、この製品が特に難しい操作知識を必要とせず、非常に扱いやすいシステムであるということ。さらに、帳票の充実性や、CSV形式なので給与システムとの連携が図りやすいことなどにも魅力を感じました。

以前使用していた「通勤費システム」から、データベースの移行がスムーズにできたことも大きなポイントです。結果として、導入から約1ヵ月で稼動でき、「大繁忙期」を無事乗り切ることができました。作業を分散化したことで、業務効率を向上できたことが、この結果につながったと思います。

実際に運用してみて実感したことなのですが、「駅すぱあと 通勤費管理システム Ver.2」には、管理作業の手間を省いてくれる機能がふんだんに盛りこまれています。例えば以前、事故で交通機関が止まった際、「同路線対象者検索」を利用することで遅延対象者が一目で分かり、非常に便利でした。

現在、弊社では1～3名体制で通勤費管理にあたり、作業量によって臨機応変に対応することが可能になりました。通勤費管理は付帯業務のひとつです。効率化できればできるほどコア業務にパワーを集中できるので、さらなるシステムの進化に期待したいと思います。

払い戻し金額を、ワンペーパーで表示

「駅すぱあと 通勤費管理システム Ver.2」では、帳票の充実性が魅力のひとつでしたが、中でも払い戻し金額が、支給明細に反映される仕様は便利です。出力がワンペーパーで済むので、作業のムダを省くことができます。
（喜古様）