導入事例

煩雑な手作業が大きな事務負荷に。

弊社では、ある職種においては、支給対象者ごとに通勤費の計算期間が異なっているので、従来のPCベースのシステムでは、例えば6ヵ月の定期代と片道料金を組合せて計算する必要がありました。そのため、「駅すぱあと」で確認した料金を「Microsoft Access」に取り込み、支給データを作成していました。

通勤経路の登録作業では、「駅すぱあと」で適正経路を確認した後、駅名・料金等の情報をPCに入力する必要があり、大きな事務負荷になっていました。

また、退職時や勤務先の変更に伴う精算は、個別の手作業になってしまうなどの制約があり、処理対象人数が増えてきたことで事務負担が極めて大きくなっていたのです。

そのような中で、従来のPCシステムでは機能面が不十分で事務負荷が大きいこと、さらに、データ量の面でも対応できなくなってきたことが、本格的な通勤費管理システムの導入を検討し始めた理由です。
何社かのシステムベンダーからの費用見積りは、特有の計算方式を主因とした開発負荷の大きさから、いずれも高額で苦慮していました。

そんなとき、従来より「駅すぱあと」を利用していた経緯もあったので打診してみたところ、他社と比べて安価でカスタマイズも積極的にお引き受けいただけるとのお返事をいただいたこともあり、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）の導入を決めました。

密接なコミュニケーションで独自のカスタマイズを実現。

結果的に、通勤費管理業務がとても効率的になり、このシステムを導入して本当によかったと思っています。

当社ではこのシステムをカスタマイズして導入しているところも、業務効率の大きな向上が実現できたポイントでしょう。

従来のシステムでは、東京、名古屋、大阪という拠点ごとに、それぞれのデータを管理していました。

今では、場合によっては本社でデータの一括処理を行うことも可能ですし、バックアップの一元管理などができるようになり、かなり便利になりました。

また、通勤費の支払いターム、支払い条件の異なる約5,000名もの通勤費を1本のソフトで一括管理できる点も、大変使い勝手がいいと実感しています。これらは、すべて柔軟なカスタマイズのおかげです。

カスタマイズにあたっては、リリースの5ヵ月前ごろから、通勤費事務の実務担当、IT企画担当が出席し、月1～2回程度のミーティングを実施、当社の従来のPCシステムの機能、事務の手順などを説明し、カスタマイズ機能を具体化していきました。

ミーティングのたびに当社のニーズをすぐに資料にまとめていただいたので、確認しながら進めることができたのがよかったと思います。

このシステムを導入した際、もっとも労力を要したのはデータ移行の処理です。

PCデータの一括移行も検討したのですが、DBの構成・項目が異なっていて困難だったため、2ヵ月ほどかけて大量のデータ登録作業を実施しました。

限られた時間の中での作業でしたが、入力専用のDBを事前に用意していただいたので、非常に助かりました。

システムの移行は東京の本社主導で進めていましたので、その導入やカスタマイズに関する説明、ディスカッション等は、東京本社で行い、名古屋支社、大阪支社への操作説明は本社から担当者が出張する形で実施しました。

カスタマイズに関しても、こちらから極めて多くのリクエストを出しましたが、積極的に対応していただき、感謝しています。

今後もシステムのレベルアップをお願いする機会があるかと思いますので、引き続きよろしくお願いします。