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導入事例

「駅すぱあと」をご導入いただきました
法人様の導入事例をご紹介します。

ご利用サービス・製品
精算系サービス

精算系サービス

朝日火災海上保険株式会社 様http://www.asahikasai.co.jp/

本社 東京都千代田区神田美土代町7番地 / 設立 1951年(昭和26年2月28日)/

社員数 711名(平成19年4月1日現在)

定期代の現金支給へ社内規定を変更。 煩雑だった通勤費管理業務の効率化を実現。

  • 導入前の課題
    • 事務担当者の負担が大きい
    • 管理業務が分散
    • 申請手続きにも負担
  • 導入製品

    通勤費管理
    システム Ver.2

  • 導入後の効果
    • 全社員の通勤経路を検証、最適な経路設定へ
    • 業務フローの統一化による業務効率化

会社、社員双方に無駄な作業が多かった、複雑な通勤費管理業務。

従来の通勤費管理業務は、会社・社員双方にとって無駄な作業が多い業務フローとなっていました。なぜなら、当社では通勤費を全て「現物支給」としておりましたが、現実に定期券を支給していたのは本社及び支店の一部の社員のみで、それ以外の社員に関しては通勤費を個人の口座に振り込む「現金支給」の形をとっていたからです。 このため、従来から以下のような問題点がありました。

 

1. 事務担当者の負担が大きかった。

定期券を支給する「現物支給」では、定期券購入の都度、対象者全員の経路を再確認する必要がありました。人事異動や転居による通勤経路の変更はもちろんのこと、経路変更により現金支給へ切り替わった社員のチェックも必要になります。特に本社では定期券を支給する社員が100名を超えていましたので、確認作業だけでも容易ではありませんでした。 振込みによる「現金支給」の場合では、定期券の利用開始日や適用期間が統一されていなかったので、社員一人一人に対し個別に対応する必要がありました。経理担当者は社員から通勤費の申請がある度に振り込みの手配を行っていましたので、かなりの手間がかかっていたものと思われます。 また、人事異動や転居時の定期券の解約・払戻なども本社や支店で個別に対応していましたので、解約日が遅れたり、戻し入れに時間がかかったりと、極めて効率的ではありませんでした。

 

2. 本社支店の管理が分散化していた。

通勤費は基本的に人事部の管理となっていますが、通勤経路の承認は各部署(各支店)の所属長が行っていました。各部署(各支店)で承認・支給された通勤費を、書面にて人事部へ報告する手順でしたので、通勤費の額は管理できていましたが、定期券の詳細情報(定期券の有効期限・最安区間等)を全て管理するのはかなり困難な状態でした。

 

3. 社員側も通勤費支給ごとに面倒な作業があった。

振込による「現金支給」の場合、支給の度に社員が以下の手続きを行う必要がありました。

1.通勤費支給のための申請書作成
2.所属長の承認
3.経理担当者への依頼(出金伝票の起票)

6ヶ月の定期券であれば年に2回で済みますが、3ヶ月の定期券や複数の路線を組み合わせて利用する社員は年に何度もこの手続きを行わなければならなかったので、かなり面倒だったのではと思います。 一方、定期券支給による「現物支給」ではそのような面倒な手続きはなかったものの、支給する定期券が全て磁気定期券だったため、必要に応じてICカード定期券に各自変更するという手間が発生していたようです。 そこで、通勤費に関する業務全体を効率化させるために、通勤費の支給方法を「通勤手当」として給与支給に変更するとともに、全ての業務フローを見直すことにしました。この業務見直しにおいて導入したのが「駅すぱあと 通勤費管理システム」です。「駅すぱあと 通勤費管理システム」は官公庁などへの導入事例が多いと聞いていましたので、新しい通勤費管理体制の中心となるシステムとしてとても信頼の置ける存在でした。

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取締役
管理本部長
岸本 圭司様

全社員の通勤経路を検証、最適な経路設定に成功。

給与支給への移行に向けて動き出したのは2006年9月です。まずは社内規程の変更を進め、通勤費の支給方法を変更することを全社員へ周知することから始めました。その後、通勤経路の調査をスタート。自宅から最寄り駅、最寄り駅から勤務先までの通勤手段と所要時間、定期券の金額等をできる限り細かく「通勤経路調査票」に記入してもらい、確認のため使用中の定期券のコピーと一緒に提出してもらいました。報告された経路は、「駅すぱあと 通勤費管理システム」で1件ずつ入力しながら検証し、適正な通勤経路かどうかを判断しました。

 

申請された経路を不適当と判断した場合については、人事部から別途適正な経路を指定する形をとりました。もちろん別途指定された経路に納得できない社員もいるでしょうから、そういった社員には「異議申立書」を提出して希望する経路の合理性を主張する機会も設けました。ですが、やむを得ない事情を除き、異議申立はほとんどなかったので、的確な経路を示すことができたのではないかと思います。

 

全社員の通勤経路検証及びデータ作成は、2006年12月にはおおむね完成していました。入力前のシステムの初期設定に多少時間がかかりましたが、データ入力と検証に要した期間は正味1ヵ月半程度だったと思います。通常の業務と並行しながらの作業だったことや、本社には複数の最寄り駅が存在することなどから、入力・検証の作業は苦戦を予想していたのですが、「駅すぱあと」のランドマーク機能を使用することによって、かなりの時間短縮が図れました。
給与支給への移行は2007年3月からだったので比較的余裕はありましたが、この時間短縮のおかげで給与支給移行に伴う様々な事態にも余裕をもって対処することができました。

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人事部
人事課
高橋 亜希子様

業務フローの統一により、会社、社員双方の業務効率化を実現。

今回の業務フローの見直しにより、以下の効果があったと考えています。

1. 通勤費支給に関する業務がスリム化し、効率化が実現

業務フローを統一することができたため、人事部及び経理担当者の業務を大幅に削減することができました。全社員に対し通勤手当として給与で支給できるようになり、また、異動・転居・退職時の通勤費の戻し入れも給与からの控除としたので、各支店の事務担当者の負担が大幅に軽減できました。※

※ 「駅すぱあと 通勤費管理システム」では、定期券の払戻計算ができるほか、計算した結果を給与データとして書き出しできるので、新旧定期の差額計算や解約時の戻し入れ額を、通常の業務とあわせて出力することができます。

 

2. 全社員の通勤経路を把握し、本社で一元管理できるようになった
全社員の経路を検証したため、適正かつ詳細な通勤経路を管理できるようになりました。また、以前は全国の支店ごとにバラバラに管理されていたデータを人事部で一元管理できるようになりましたので、社会保険料の計算もスムーズに処理できるようになりました。※
さらに、雇用形態により不規則に勤務する社員に対して、勤務実態に応じた通勤費の見直しもできました。

※ 社会保険料計算の基礎となる月割りの定期代支給金額計算も「駅すぱあと 通勤費管理システム」で行え、給与データとして出力することができます。

 

3. 社員側の作業も低減し、自由度が向上した
通勤経路の新規や変更の申請以外は、「駅すぱあと 通勤費管理システム」で翌月の支給対象者が一覧で表示されるために、支給の都度申請書を作成したり、出金伝票を起票する負担が軽減されました。※
また、社員が自ら定期券を購入できるようになったため、ICカード定期券の利用やクレジットカード支払いによるポイント取得などが可能となり、好評のようです。さらに、社員に「自分の定期券は自分で買う」という、一種の自己責任感覚を持たせることができました。

※ 「駅すぱあと 通勤費管理システム」では、「いつ」「誰が」定期券が切れるのかが、継続更新処理によって簡単に把握することができます。また、運賃改定があっても支給対象者や差額が分かるので、変更申請の必要はありません。

今回、新しい業務フローを構築している最中に委託先の定期券一括発行・配達サービスが廃止されることが決まり、定期券の現物支給ができない状況になってきました。その意味でも通勤費支給業務の見直しを実施したことは、タイムリーだったのではないかと考えています。 今後、申請経路の検証や業務のスリム化をふまえて全体経費の計算をすることで「駅すぱあと 通勤費管理システム」の導入効果を、さらに詳細に検証してみたいと考えています。

お客様が感じた「通勤費管理システム Ver.2」のポイント

キャプ:「通勤費管理システム Ver.2」

社員が申請した
通勤経路の検証が可能

ロゴ:駅すぱあと 通勤費管理システムVer.2

「通勤費管理システム Ver.2」は、各社員の通勤経路を探索して、最適な経路を導き出す機能があります。申請された経路の検証が可能になり、各社員の最適な経路を一元管理することが可能になりました。

ご利用いただいたサービス

通勤費管理業務の効率化を実現!

「通勤費管理システム Ver.2」

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