導入事例

不十分なチェック体制と大きな事務負荷が課題。

私どもの組織では、教職員の通勤費は給与と一括して法人本部が管理しています。

従来は、各校舎ごとに給与担当部署の担当者が申請された教職員の通勤経路をチェックし通勤費を計算、その金額データだけを法人本部が受け取り、給与システムに取り込んで処理するという形をとっていました。この場合、法人本部サイドでの通勤経路・通勤費のチェック体制が不十分だという問題がありました。

また、すべての通勤費データが紙ベースで管理されていたため、閲覧性・検索性が低いうえに、運賃の値上げの際などの事務処理がかなり煩雑で、大きな負荷が担当者にかかっていたという実情がありました。

そんな折、給与審議会で、これまでは1ヵ月ごとに支給していた定期券代を6ヵ月分の支給に変更するという提言がありました。これを機に、通勤費のチェック体制、事務作業の煩雑さなどの問題の解決を図る意味で、「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）の導入を決定することとなりました。

 
導入に際しては、情報システム課と人事課で週に1度はミーティングの場を設け、システムの活用法について検討を重ねました。

結果的には、これまでの問題点を解決する目に見える大きなメリットがあり、このシステムを導入して本当によかったと実感しています。

年間で約10パーセントの経費削減を実現。

「通勤費Web」（旧：「通勤費管理システムVer.2」）を導入して実感できたメリットはいくつかあります。

第一にコスト面。システム導入と平行して、それまで1ヵ月ごとに支給していた定期券代を6ヵ月支給へと移行したところ、従来に比べ約10パーセントのコスト削減を実現することができました。

東海大学全体で約6,500名を超える教職員がいますが、車やバイク、自転車を利用して通勤している人も少なくありません。

そのため、一般の企業様に比べた場合、コスト削減率は低いのかもしれませんが、それでもかなりの効果がありました。ほぼすべての社員の方が電車やバスで通勤しているような企業様の場合は、より大きな効果が期待できるのではないでしょうか。

また、手作業で対応していた通勤費に関する管理作業も、大幅に軽減されました。

たとえば運賃改定の際など、従来は各担当者が申請された通勤経路と通勤費を個別にチェックしていたため大きな事務負荷となっていたのですが、システム導入後は担当者がそれらの作業から解放されることになりました。

現在は、教職員の給与明細と併せて通勤経路、通勤費も閲覧できるので、その点でも非常に重宝しています。

通勤費に関する明確なルールを策定することができるようになったという点も、このシステムを導入したことによる大きなメリットのひとつです。これまでも経路や距離についての規則はありましたが、個別の申請について各担当者がその都度判断していたため、校舎ごと、担当者ごとにどうしても多少の差異が発生しまっていたというのが実情でした。

このシステムによって、すべての申請に対して同一の基準で決済できるようになり、公平性が保てるようなりました。

さらに、このシステムで教職員の通勤経路を管理することで、誰がどの路線を使っているかがすぐに把握できる点も、ポイントとして挙げたいですね。

たとえば、地域災害や鉄道事故が起きたときに、関連対象者をすぐに検索、把握することができます。

これは経費のコストダウン、事務作業の軽減以外のメリットと言えるでしょう。

今後は、教職員が自らシステム上で直接通勤費を申請することが可能で、そのデータが自動的に給与システムに組み込まれるようなツールの導入を検討していきたいと考えています。これからも、末永く相談に乗っていただけると嬉しいですね。